労働契約を結ぶ際、使用者は一定の労働条件を明示しなければなりません。
これまでは、従業員に対して書面を渡す方法が唯一の明示方法でしたが、平成31年４月１日以降、従業員が希望した場合には、FAXや電子メール、SNSなどを使用して明示することも可能になりました。
書面交付などで明示が必要な労働条件
- 労働契約の期間に関すること
- 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準
- 勤務場所・業務内容
- 始業・終業の時刻、残業の有無、休憩時間、休日・休暇
- 賃金の決定方法、計算・支払方法、賃金の締日・支払日
- 解雇の事由を含む退職に関すること
※この他、短時間労働者や有期雇用労働者の場合は追加して明示しなければならない項目もあります。
労働条件通知書の記載内容について詳しく知りたい方はこちら。
書面交付以外の具体的な明示方法とは？
- FAX
- パソコン・携帯電話端末によるEメール、Yahoo！メールやGmailなどのウェブメールサービス
- RCS（リッチ・コミュニケーション・サービス）や、SMS（ショート・メッセージ・サービス）
- LINEやFacebookなどのSNS（ソーシャル・ネットワーク・サービス）メッセージ機能
※RCS…＋メッセージ（プラス・メッセージ）など、携帯電話同士で文字メッセージなどを送信できるサービス
※SMS…携帯電話同士で短い文字メッセージを電話番号宛てに送信できるサービス
書面交付以外の明示方法が認められるための条件２つ
従業員が希望していること
労働条件の明示方法は原則、書面交付とされており、従業員が希望した場合に限って書面交付以外の方法で明示することが可能となります。
従業員が希望したか否かについて個別に、かつ、明示的に確認することが望ましいとされていますので、口頭でやりとりするだけでなく、「申出書」などの形で記録に残しておくと良いでしょう。
印刷して書面を作成できること
従業員がいつでも労働条件を確認できるよう従業員が保管することのできる方法により明示する必要があります。
したがって、従業員が書面交付以外の方法を望んだ場合であっても、電子メールなどの記録を印刷することにより書面を作成することができる方法で明示しなければなりません。
紙に印刷することができる状態であれば、労働条件を電子メールなどの本文へ記載し明示することも可能ですが、電子メールやSNSメッセージ機能で明示する場合には、印刷や保存がしやすいよう添付ファイルで送りましょう。
書面の交付以外の方法で明示する場合の注意点
- 受信者側の設定によって電子メールが届かない場合や、電子メールがサーバー上に残っている場合など、労働条件を明示したにもかかわらず、従業員が内容を確認できない場合があるので、本当に到達したか従業員に確認しましょう。
- SNSなどの一部サービスでは、情報の保存期間が一定期間に限られている場合があることから、労働者が内容を確認しようと考えた際に情報の閲覧ができない可能性があるため、使用者が労働者に対して、労働者自身で出力による書面の作成等により情報を保存するように伝えましょう。
- RCS（リッチ・コミュニケーション・サービス）やSMS（ショート・メール・サービス）等による明示は禁止されていませんが、PDF等のファイルが添付できないことがあったり、送信できる文字数に制限もあったりするため、望ましくないとされています。
- 義務ではありませんが、明示した⽇付、送信した担当者の氏名に加えて、事業場や法人名、使用者の氏名を記載したりするとトラブルの防止に効果的です。
Ｑ＆Ａ
Ｑ．従業員個人のホームページがあるのでそこで労働条件を伝えても良いですか？
Ａ．労働条件の明示に関して、従業員個人のブログやホームページへの書き込みによる明示は認められていません。
従業員が開設しているブログやホームページ、またはSNSのマイページにコメントを書き込む方法（特定の個人がその入力する情報を電気通信を利用して第三者に閲覧させることに付随して、第三者が特定個人に対し情報を伝達することができる機能が提供されるものを使用して労働条件を明示すること）などは、認められた方法に含まれていませんので注意が必要です。
Ｑ．従業員がプリンターを所有しておらず印刷ができないと言っています。
Ａ．労働条件を書面の交付以外の方法で明示する場合、従業員が電子メールなどの記録を出力して書面を作成できる状態でなければなりませんが、従業員の個人的な事情（例：プリンターがない、機器の操作方法がわからない）により印刷ができないとしても、明示した情報が一般的に印刷可能な状態であれば、「出⼒して書面を作成できる」と認められます。
ただし、労働条件をめぐる紛争の未然防止の観点から考えると、このような場合には書面でも渡すなど、柔軟に対応することが推奨されます。
おわりに
従業員が希望していないにもかかわらず、一律に電子メールなどで労働条件を明示することは、明示義務を果たしたとはみなされず、法令違反となります。
のちのトラブル防止のために交付するはずの労働条件通知書がその交付方法を巡ってトラブルになってしまっては本末転倒です。
法律で定められた労働条件の明示の目的は、労働条件が曖昧なことから生じる紛争を未然に防ぐことです。
労働条件を明確にし、いつでも確認できる状態にしておくことは、従業員と事業主の双方にとってメリットがあります。
労働条件通知書の作成に関して気になることがありましたら、お気軽にご相談ください。
トラブルを回避し、円滑な雇用関係を構築するために、適切なアドバイスを提供いたします。
